4. Stöd

Senast uppdaterad: 2018-05-24
Dokumentägare: Ordförande/Magnus Rignell

4.1 Resurser

Ordförande ansvarar för resurshanteringen inkl. kompetensförsörjningen i organisationen.  Föreningen har inga resurser iform av materiella tillgångar, lokaler etc. De datorer och hjälpmedel som används är styrelsemedlemmarnas eller kansliets egendom.

Den processmiljö som krävs för att uppnå föreningens mål och få effektiva processer är främst i form av mänskliga faktorer som t ex en bra social miljö samt god och öppen stämning mellan medlemmararna samt inom styrelsen.

Inga specifika resurser krävs för att säkerställa övervakning och mätning utan excel är det verktyg som används för kontroll.

4.2 Kompetens och medvetenhet

Tillsammans med valberedningen identifierar styrelsen nya kandidater som kompletterar styrelsen både med bredd inom hållbarhetsområdet och med djup inom miljöområdet och andra områden inom MIS verksamhetsområde.

Ordförande tillsammans med övrig styrelse tar i samråd fram vilka styrelsemedlemmar som är lämpade att genomför olika aktiviteter  inom MIS.

 Vid introduktion av nya medlemmar i styrelsen informeras dessa om:

  • MIS historia och pågående projekt
  • Verksamhetspolicy, mål och arbetsrutiner
  • MIS miljö och säkerhetsarbete
  • Koncept (utbildningar och möten)
  • Fördjupad kunskap inhämtas genom självstudier, närvaro vid temadagar samt praktiskt arbete tillsammans med annan erfaren styrelsemedlem.
  • För att undvika risker för ohälsa och olycksfall i MIS verksamhet introduceras varje ny medarbetare i ett aktivt säkerhetstänkande i samband med MIS aktiviteter samt vid besök ute hos medlemmar, samarbetspartners och inhyrda lokaler.

Det är viktigt att upprätthålla en bra kontinuitet inom styrelsen och säkerställa att kunskapen om föreningen bibehålls. Detta görs bland annat genom att undvika att styrelsen byts ut vid ett och samma tillfälle, uppmuntra att gamla styrelsemedlemmar återkommer till styrelsen och god kontroll av verksamhetens dokument och hemsida. 

4.3 Kommunikation

4.3.1 Intern kommunikation

Intern kommunikation (till styrelse och medlemmar) sker via e-post, telefon, möten och hemsida (inkl. medlemssidor). Kanslichefen tillsammans med ordförande ansvarar för att hemsidan uppdateras och fungerar på ett tillfredsställande sätt.

Följande interna möten hålls inom MIS:

Möte Deltagare Frekvens Fokus Dok. Kom. När/hur
Styrelsemöte Styrelse inkl. suppleanter 4-6 ggr/år Varierande agenda Protokoll Mailas ut till alla styrelsemedlemmar inkl. sup. Senast 2 veckor efter möte.
Ledningens genomgång Styrelse inkl. suppleanter 1 ggr/år Fast agenda Protokoll Mailas ut till alla styrelsemedlemmar inkl. sup.  + läggs upp i Ledningssystemet. Senast 2 veckor efter möte.
Projektmöten Projektgrupp Vid behov Projektplan och mål Vid behov Mailas till projekt grupp direkt efter mötet.
Medlemsmöten Medlemmar 2 ggr/år minst Olika aktuella ämnen Presentationer  Tillgängliga på medlemssidorna direkt efter mötet.

 

Övrig kommunikation:

Område Frekvens Vem är mottagare  Ansvarig Medium
Nyckeltal Årsvis Medlemmar Ordförande Ledningssystem
Inbjudningar till utbildningar/möten Inför aktivitet (minst 3 veckor) Medlemmar/övriga intressenter Kanslichef Mail/hemsida
Nyheter Vid behov Medlemmar/övriga intressenter Alla styrelsemedlemmar Hemsida/Sociala medier
MISsivet 4 ggr/år Medlemmar Kanslichef Mail/hemsida
Utbildningar 2 ggr/år Medlemmar + övriga Styrelsemedlemmar Fysiskt möte
MIS-godkänd utbildning Löpande Partners Ordförande Mail
SIS tolkningsgrupp (er) Flera ggr/år Deltagare Utsedda styrelsemedlemmar Fysiska möten/webmöten


Marknadspolicy
MIS ambition är att kommunicera externt om vår egen verksamhet men också erbjuda marknadsföring för andra verksamheter via våra kanaler. Följande policy gäller avseende reklam, information och sponsring kopplat till MIS informationskanaler:       

  • Reklam, sponsring eller information får endast göras för produkter och tjänster, eller av organisationer, som föreningens styrelse anser bidrar till föreningens syfte eller verksamhetsplan.   
  • För godkänd reklam, sponsring eller information ska ekonomisk ersättning utgå till MIS.
  • Organisationer som sponsrar, eller gör reklam för produkter och tjänster, i något media tillhörande MIS får inte samtidigt bedriva verksamhet som konkurrerar med eller motverkar MIS syfte eller verksamhetsplan  

Vid intern kommunikation ska följande dokument användas:

Nya medlemmar får följande e-mailmeddelande: >>Länk
Nya medlemmar får också följande välkomstpaket:

  • Broschyr MIS
  • Senaste numret av MISSivet
  • Senaste utskick om utbildningar, inbjudan medlemsmöten etc.

Avgående medlemmar får följande e-mailmeddelande: >>Länk

Skydd av personuppgifter
Se under avsnitt 5.3.3

4.3.2 Extern kommunikation 

Vi når ut till våra intressenter med information via hemsida och sociala medier (LinkedIn och Twitter). Alla styrelsemedlemmar besvarar eller vidarebefordrar frågor om verksamheten till övriga medlemmar i styrelsen vid behov. 

Vid Ledningens genomgång  (alternativt vid annat styrelsemöte) behandlas intern och extern kommunikation som en stående punkt på dagordningen och dokumenteras i aktuellt protokoll.

Vid extern kommunikation ska följande dokument användas:

  • Då föreningen ska presenteras externt >>(under uppdatering)
  • När information om föreningen ska presenteras >>PP-mall MIS

4.4 Dokumenterad information 

Ledningssystemet är elektroniskt uppbyggt. Alla dokument som berör ledningssystemet finns på respektive sida. Ledningssystemet innehåller dokumenterad information som upprättas för att säkerställa rätt kvalitet, minskad miljöpåverkan, bra arbetsmiljö och hög säkerhet på de vi erbjuder våra medlemmar.

I respektive dokument finns dokumentägare och senaste uppdateringsdatum definierade. Dokumentägare är i första hand styrelsens ordförande. Kanslichefen är den som upprättar och ändrar dokument på styrelsens uppdrag. Senaste ändringen markeras med röd text. Godkännande av ändringar ska ske i protokoll vid styrelsemöte eller med mail till minst 2 styrelseledamöten. Mail med returnerat godkännande sparas.

Eventuell arkivering av dokument sker hos kansliet och ska sparas i minst 3 år. Därefter ska en värdering göras om behov finns att fortsätta arkivera dessa i ytterligare 3 år. Destruering av dokument ska ske på ett säkert sätt med dokumentförstörare om dokumentet innehåller skyddsvärd information t ex personuppgifter.

Behörigheten i ledningssystemet styrs via webservern. Kanslichefen ansvarar för att ledningssystemet är tillgängligt och för att back-up förvaras. Kanslichefen ansvarar för att inaktuella dokument borttages från ledningssystemet och flyttas till backupsystem där de lagras enligt arkivreglerna ovan.