MENY
Senast uppdaterad: 2018-09-25
Dokumentägare: Ordförande/Magnus Rignell
MIS styrning av verksamheten är indelad i tre grundtyper av processer Ledningsprocesser - årsmötet, Huvudprocessen - årsagenda/medlemsnytta och Stödprocesser - Funktionärerna (se processkarta).
5.1 Ledningsprocesser - årsmötet
Ledningsprocesser möjliggör en effektiv verksamhetsstyrning med hjälp av målstyrning och rutiner för ständig förbättring av organisationen. Verksamheten utgår från stadgarna, verksamhetspolicyn och de övergripande målen som tar sikte på ambitionen att hela tiden öka medlemsnyttan.
Ledningsprocesser:
- leder till att aktiviteter och projekt resursplaneras, genomförs, följs upp och förbättras.
- följs upp genom rutinernas effektivitet och måluppfyllelse. Detta görs vid ledningens genomgång en gång per år.
- och ingående aktiviteter följs upp löpande av ordförande.
5.1.1 Styrelseprocesser - målstyrning
Föreningens arbete planeras årsvis och styrs via en verksamhetsplan där också de kortsiktiga målen finns beskrivna. De kortsiktiga målen tas fram med sikte på de långsiktiga målen som finns i föreningens långsiktiga strategiarbete "MIS 2020". Verksamhetsplanen tas fram av styrelsen i samråd och godkänns vid ledningens genomgång.
Vid utveckling av nya koncept, utbildningar etc. tillsätts ett projekt som också budgeteras och resursplaneras för det kommande året.
5.1.2 Styrelseprocesser - budget
Till verksamhetsplanen kopplas en budget. Budgeten tas fram av kassören i samråd med styrelsen och godkänns av medlemmarna vid det årliga årsmötet.
5.1.3 Styrelseprocesser - resurshantering
Ordförande beslutar om resurstilldelning på förslag från styrelsen för att bedriva verksamheten på ett effektivt sätt. Resurshanteringen innebär att alla aktiviteter och projekt inom verksamheten resursplaneras i linje med uppsatt budget.
Ordförande har ansvaret för att planera, säkerställa och fördela resurser i projekten. Styrelsen/ordförande är processägare för alla Ledningsprocesser.
5.2 Huvudprocess - Årsagenda
Utveckling och framtagande av nya koncept och utbildningar
Nyutveckling av nya koncept och utbildningar sker i projektform. Vid uppstart av projekt görs en projektbeskrivning med mål, intressentkrav, förväntat resultat och finansiering samt tidplan.
Styrelsen ansvarar för att verifiering och validering sker för nya koncept och utbildningar innan de erbjuds medlemmarna.
Utvärdering och uppföljning
Medlemskrav, avvikelser och synpunkter från intressenter som berör verksamhetens koncept och utbildningar bearbetas och analyseras av styrelsen. Kursutvärdering ska ske efter alla genomförda utbildningar i MIS regi.
5.2.1 Kommunikationsprocessen
Att vara medlem i MIS innebär att man erbjuds olika aktiviteter och kompetenshöjande information via våra kommuikationskanaler.
Årsmöte -> Missivet -> Hemsida/Sociala medier -> Höstmöte
MIS medlemsmöten
Medlemsmöten iform av årsmöte och höstmöte genomförs årligen. Alla medlemmar bjuds in till mötena och årsmötet hålls i mars och är gratis för medlemmarna. Höstmötet hålls i november och för detta tas en avgift för att täcka lokaler, mat och eventuella föreläsare.
MIS stadgar:
5 § ÅRSMÖTE OCH EXTRA FÖRENINGSMÖTE
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ i alla föreningens angelägenheter.
Vid årsmötet har medlem som fullgjort sina skyldigheter i enlighet med dessa stadgar rätt att utöva yttrande-, förslags- och rösträtt. En medlem kan företrädas av annan medlem. Skriftlig fullmakt är nödvändig. Medlem som representeras genom fullmakt räknas som närvarande. En medlem får företräda högst en (1) annan medlem.
Hedersmedlem äger i sin egenskap som hedersmedlem inte rösträtt.
Ordinarie årsmöte hålls årligen senast under andra kvartalet på tid och plats som bestäms av styrelsen.
Agenda enligt stadgarna.
Protokoll från årsmöte och extra föreningsmöte skall tillsändas medlemmarna.
Kallelse till ordinarie årsmöte skall skickas ut till samtliga medlemmar senast sex veckor före årsmötet. Föredragningslista, som upptar de ärenden som skall behandlas på årsmötet, skall sändas till medlemmarna eller meddelas på annat sätt senast en vecka före årsmötet.
Motioner skall inlämnas till styrelsen senast tre veckor före årsmötet.
Vid ordinarie årsmöte får andra ärenden än de som satts upp på föredragningslistan tas upp till behandling endast om årsmötet med 3/4-dels majoritet beslutar så. Vid extra föreningsmöte får andra frågor än de som angivits i kallelsen inte tas upp till avgörande.
Beslut på årsmöte eller extra föreningsmöte sker genom öppen omröstning med enkel majoritet. I händelse av lika röstetal gäller den mening som biträds av ordföranden. Vid personval avgör dock lotten.
Policy – betalning av styrelsen vid aktiviteter
Styrelsen har beslutat att styrelsemedlemmar:
1) får gå gratis på höst- och årsmöten. Styrelsen bedömer det som viktigt att styrelsemedlemmarna är närvarande och kan nätverka med övrig deltagare på års- och höstmöten. Detta innebär att vi kommer budgetera års- och höstmöten utan vinst.
2) får betala om de inte själva anordnar utbildningen eller föreläser på de utbildningar MIS anordnar.
MISsivet
MIS medlemstidning MISsivet är en av föreningens viktigaste kommunikationskanaler ut mot medlemmarna. Ansvarig utgivare är föreningens ordförande. Redaktionsrådet består av personer utvalda i styrelsen. Tidningen ges ut 4 ggr per år och produceras av anlitad konsultfirma.
Processen för framtagande av MISsivet:
Redaktionsmöte -> Identifiering av innehåll -> Framtagande av texter -> Korr.läsning av texter -> Framtagande av bildmaterial -> Produktion av tidning i pdf-format -> Godkännande av redaktionsråd -> Godkännande av ansvarig utgivare -> Utskick till medlemmar via mail
MISsivet-Policy:
De som är ansvariga för Missivet är redaktionsrådet. Vid styrelsemötet innan Missivet ska det finnas idéer om innehållet. Alla i styrelsen ska medverka med idéer. Vi ska eftersträva objektivitet i rapportering. När vi intervjuer personer ska vi lägga till passande faktarutor så att våra läsare kan bedöma omfattning/relevans. Vi ska så långt som möjligt koppla allt till revision eller presentera innehåll som har ett tydligt intresse för revisorer.
Webbsidorna och sociala medier
Förutom MISsivet är webbsidorna föreningens viktigaste kommunikationskanal till medlemmar men också andra intressenter. Webbsidorna hittas på adresserna www.hallbarhetsrevisorer.se och www.hallbarhetsrevisorer.se. Uppdatering av sidorna samt inlägg av nyheter sker kontinuerligt av styrelsen som har personliga inloggningar. Design och layout sköts av extern konsult. Specifika medlemssidor erbjuder medlemmarna extra information i form av kursmaterial etc.
Förutom via hemsidan kommunicerar styrelsen till medlemmarna via LinkedIn och Twitter. Styrelsen ansvarar för att informationen som förmedlas via dessa kanaler är riktig, faktagranskad och följer föreningens ändamål.
Föreningens samarbetspartners erbjuds att göra reklam på föreningens hemsida och i MISsivet. Partners med MIS godkända utbildningar erbjuds också att presentera kommande utbildningar på sidan.
5.2.2 Kompetens och utbildningsprocessen
Ett av MIS huvudfokus är att jobb för att höja våra medlemmars kompetens och därmed öka medlemsnyttan.
MIS Utbildningar
MIS styrelse har som ambition att erbjuda kompetenshöjande utbildningar till medlemmarna. Utbildningarna genomförs av styrelsens medlemmar eller andra anlitade experter. Utbildningar ska ej konkurrera med de "MIS Godkända utbildningarna" utan ska vara ett komplement till dessa och inrikta sig på vidareutbildning av revisorer inom revisionsteknik, standarder, våra specialområden inom vårt verksamhetsområde och ska vara i linje med föreningens ändamål.
Policy – avbokningsregler MIS aktiviteter
Styrelsen har beslutat att avbokning måste ske minst 5 arbetsdagar innan en MIS utbildning, annars utgår full avgift. Anmälan är inte personlig och kan överlåtas till någon annan t ex en arbetskamrat om man inte själv kan närvara.
MIS Spetskompetens
Genom nätverksbyggande och kompetensöverföring via våra kommunikationskanaler är ambitionen inom föreningen att vi ska kunna en spetskompetens vad gäller revisioner, ledningssystem, miljö- och hållbarhetsfrågor i stort.
5.2.3 Konceptprocessen
Konceptprocessen - "MIS Godkänd revisor"
"MIS Godkända revisor" är koncept som är en kvalitetsstämpel. Inte alla revisorer har råd eller behov av en riktig personcertifiering och då är MIS koncept ett alternativ. Ett MIS-godkännande kan för många revisorer vara ett steg på vägen mot certifiering. MIS anser också att det är viktigt med en fortlöpande debatt om miljörevisorns roll och kompetens. Många interna miljörevisorer har lång erfarenhet och gör ett väldigt bra jobb utan att deras kompetens synliggörs utanför verksamheten. För flera internt utsedda miljörevisorer kan MIS-godkänd miljörevisor vara en bekräftelse på den kompetens de besitter och betyda ett lyft för dem i deras yrkesroll som internrevisorer. För arbetsgivare eller kunder innebär också MIS-godkännandet ett kvitto på att revisorn har en allmän accepterad kompetens. MIS ordförande har till uppgift att granska och godkänna ansökningar om MIS Godkänd revisor utifrån uppsatta kriterier
>>Läs mer på hemsidan
Processen för konceptet:
Ny ansökan via webb -> Registrera i register -> Ta fram Diplom -> Skicka bekräftelse och diplom via mail -> Fakturera avgift –> Betald faktura
Konceptprocessen - "MIS Godkänd Utbildning"
MIS erbjuder arrangörer av utbildningar möjligheten att få utbildningen av revisorer granskad och godkänd. Idag erbjuds revisionsutbildningar av många utbildningsinstitut, konsulter, högskolor och universitet. MIS granskningsgrupp består av 2-4 deltagare ur MIS styrelse och har som syfte att granska inkomna ansökningar mot uppsatta kriterier. Deltagarna i gruppen ska vara opartiska utbildningsinstitutet och helst ej driva egna utbildningar inom området.
Processen för konceptet:
Ny ansökan via mail alt. Uppsökande av MIS -> Svara med kravspecifikation -> Partner svarar med redogörelse för varje krav -> Granskning av MIS granskningsgrupp -> Kräv ev. kompletteringar ->Ta fram Intyg ->Fakturera ->Presentera på hemsida ->MIS Godkänd Utbildning
Processägare för alla huvudprocessen är Styrelsen/ordförande.
5.3 Stödprocesser - Funktionerna
5.3.1 Ekonomi & inköp
Fakturering
Fakturering av medlems- och kursavgifter sköts av kansliansvarig. Avgifter för MIS Godkänd revisor och MIS Godkända Utbildningar sköts också av kansliet i samband med uppdatering av intyg.
Inköp
Merparten av inköpen genomförs av kansliet och vidare. faktureras till föreningen. Alla inköp ska ske i linje med det årligt upprättade konstituerande protokollet. Detta protokoll styr attestering och firmateckning inom styrelsen. Kansliet för register över godkända leverantörer.
Redovisning
MIS stadgar:
8 § RÄKENSKAPER
Föreningens räkenskaper skall föras per kalenderår.
Den årliga ekonomiska redovisning (innefattande balans- och resultaträkning) tas fram av kassören. Styrelsens verksamhetsberättelse tas fram ordförande. Redovisningarna presenteras för årsmötet. Balans- och resultaträkningen fastställs av årsmötet.
Processägare för processen är föreningens kassör.
5.3.2 Kansli
MIS verksamhet drivs från kansliet och kanslichefen rapporterar direkt till MIS styrelse. Kansliet sköter medlemskap, utbildningar, koncept, kommuikation via hemsida, IT-frågor och distribution av MISsivet etc.
Nya medlem
Styrelsen har stor fokus på att stabilisera och på sikt öka antalet medlemmarna. Det är formulerat som ett av föreningens mål.
Processen för att ta in en ny medlem beskrivs nedan.
Ny ansökan via hemsidan -> Registrera i medlemsregister -> Skicka bekräftelse via mail -> Fakturera medlemsavgift ->Betald faktura ->Ny medlem
MIS stadgar:
3§ MEDLEMSKAP
Till medlem i föreningen kan antas den som yrkesmässigt arbetar eller arbetat med miljö revision eller som i övrigt är intresserad av föreningens verksamhet och vill främja dess syften.
Ansökan om medlemskap lämnas på av styrelsen fastställd blankett. Ansökan om medlemskap skall innehålla en förbindelse från den sökande att om och när denne arbetar som revisor tillämpa föreningens riktlinjer och vägledningar vid sin revisionsutövning samt att följa föreningens etiska regler för professionellt utförd revision.
När medlem inte betalar av föreningen beslutade avgifter eller åsidosätter föreningens riktlinjer och vägledningar eller på annat sätt skadar eller motverkar föreningen skall styrelsen ta ställning till vilka åtgärder som skall vidtas. Föreligger försvårande omständigheter kan uteslutning ske. Styrelsens beslut om uteslutning kan överklagas till årsmöte.
Medlem som trots skriftlig påminnelse underlåtit att erlägga medlemsavgift skall anses ha utträtt ur föreningen.
Till hedersmedlem kan utses person som nedlagt ett särskilt förtjänstfullt arbete inom föreningen eller på annat sätt väsentligt främjat dess ändamål.
Hedersmedlem utses av styrelsen. Ett beslut att utse hedersmedlem skall vara enhälligt. Det tillkommer varje medlem att till styrelsen lägga förslag om hedersmedlemskap. Förslaget skall vara väl underbyggt.
Om hedersmedlem utesluts ur föreningen upphör hedersmedlemskapet automatiskt. Har hedersmedlem på annat sätt blivit olämplig som hedersmedlem äger styrelsen rätt att frånta personen hedersmedlemskapet. Ett sådant beslut får överklagas till årsmötet.
Processägare för processen är Kanslichefen
5.3.3 IT och säkerhet
Kanslichefen fungerar som IT-ansvarig och ansvarar för föreningens hemsida, sociala medier, medlemsregister, back-uper, IT-säkerhet och utskick via mail.
Back-up ska tas regelbundet (minst 1 ggr/2 veckor) av föreningens hemsida och filer kopplade till MIS. Hemsidans back-up sköts av konsultbolaget som sköter hemsidan.
MIS medlemsregister får ej distribueras till obehöriga och ska skyddas mot intrång via lösenord. Personuppgifter i registret ska skyddas. Registret får ej distribueras i sin helhet till medlemmarna. Varje önskemål om att få ta del om uppgifter ur registret hanteras separat och får endast göras av MIS medlemmar.
Högsta möjliga säkerhet ska vidtas vad gäller brand i samband med MIS aktiviteter och vid kansliet. Utrymningsvägar ska identifieras och presenteras för alla deltagare på alla aktiviteter. Lokaler skall väljas på ett sådant sätt att hög brandsäkerhet kan säkerställas.
På kansliet ska brandsäkerheten säkerställas så att utrymningsvägar finns tillgängliga, brandsläckare finns på plats och brandfilt finns tillgänglig.
Skyddande av personuppgifter
Inom MIS prioriterar vi skyddet av våra medlemmars personuppgifter i enlighet med GDPR lagstiftningen. Läs mer här>> gällande frågor och svar till medlemmarna.
>> Förteckning – Personuppgiftshantering, klargör ansvaret och omfattningen av hanteringen.
Processägare för processen är Kanslichefen.